Securities and Exchange Commission mendenda anak perusahaan broker-dealer dari JPMorgan Chase $4 juta karena secara tidak sengaja menghapus sekitar 47 juta email dari awal 2018, menurut perintah administratif Kamis.

Beberapa dari email yang dihapus itu dicari oleh panggilan pengadilan dalam setidaknya selusin penyelidikan peraturan, tetapi tidak dapat lagi diambil, perintah SEC terhadap JP Morgan Securities LLC mencatat.

Yang lain “dapat berhubungan dengan penyelidikan potensial di masa depan, masalah hukum dan penyelidikan peraturan,” kata perintah itu.

Email, yang terhapus secara tidak sengaja pada tahun 2019, berasal dari dan ke sekitar 8.700 kotak email, termasuk hingga 7.500 karyawan yang melakukan kontak rutin dengan pelanggan Chase.

Banyak dari email itu adalah “catatan bisnis yang harus disimpan sesuai” dengan undang-undang sekuritas federal, kata perintah itu.

JP Morgan Securities menyetujui sanksi SEC, yang juga mengecam perusahaan tersebut.

Perusahaan telah mengajukan tawaran penyelesaian untuk mengantisipasi proses administratif terkait penghapusan, dan SEC menerima tawaran itu.

SEC juga memerintahkan perusahaan untuk “berhenti dan berhenti melakukan pelanggaran apa pun di masa depan” dari undang-undang sekuritas yang mewajibkan broker-dealer untuk menyimpan setidaknya selama tiga tahun dokumen asli dari semua komunikasi.

Ini adalah ketiga kalinya penasihat investasi menyetujui hukuman karena gagal menyimpan catatan elektronik.

Perusahaan pada akhir 2021 setuju untuk membayar $125 juta sebagai denda karena gagal menyimpan pesan teks dan komunikasi elektronik lainnya yang dikirim antara Januari 2018 dan November 2020.

Pada tahun 2005, perusahaan membayar denda sebesar $700.000 karena tidak menyimpan arsip elektronik dari pertengahan 1999 hingga pertengahan 2002.

Juru bicara JPMorgan Patricia Wexler menolak mengomentari sanksi terbaru.

Dalam perintahnya Kamis, SEC mencatat JPMorgan pada tahun 2016 memulai sebuah proyek “untuk menghapus komunikasi lama dari sistemnya dan dokumen yang tidak lagi perlu disimpan.”

Pesan-pesan itu termasuk email lama, pesan instan, dan komunikasi yang dikirim melalui layanan terminal Bloomberg.

Tapi ada “gangguan” dalam proyek, “dengan dokumen yang teridentifikasi, pada kenyataannya, tidak dihapus,” kata perintah itu.

Saat memecahkan masalah itu pada Juni 2019, karyawan perusahaan “menjalankan tugas penghapusan komunikasi elektronik mulai kuartal pertama 2018,” kata perintah itu.

Karyawan tersebut “secara keliru” percaya – berdasarkan klaim dari vendor pengarsipan perusahaan – bahwa semua dokumen itu diberi kode dengan cara untuk mencegah penghapusan permanen catatan yang diwajibkan oleh hukum untuk disimpan selama tiga tahun, kata perintah itu.

“Faktanya, bagaimanapun, vendor tidak menerapkan pengaturan retensi default di domain email tertentu,” kata perintah itu.

“Dan komunikasi itu, termasuk banyak yang harus dipertahankan sesuai dengan aturan pencatatan broker-dealer, telah dihapus secara permanen.”

Penghapusan itu ditemukan pada Oktober 2019, ketika tim JPMorgan yang bertanggung jawab untuk membuat catatan untuk kasus hukum terkait mendeteksi bahwa email hilang dari awal 2018, kata perintah itu.

JPMorgan melaporkan penghapusan tersebut ke SEC pada Januari 2020.

Perintah itu mencatat bahwa, “Dalam setidaknya dua belas penyelidikan peraturan terkait sekuritas sipil, delapan di antaranya dilakukan oleh [SEC] Staf komisi, JPMorgan menerima panggilan pengadilan dan permintaan dokumen untuk komunikasi yang tidak dapat diambil atau diproduksi karena telah dihapus secara permanen.”

Dan, perintah itu menambahkan, “JPMorgan hanya memberi tahu satu dari delapan tim investigasi di Komisi
bahwa produksinya sebagai tanggapan atas panggilan dari pengadilan telah dikompromikan oleh penghapusan tahun 2019
peristiwa.”

Perintah tersebut mencatat bahwa karena komunikasi yang dihapus “tidak dapat dipulihkan, tidak diketahui – dan tidak dapat diketahui – bagaimana catatan yang hilang dapat memengaruhi penyelidikan peraturan.”

Faktanya, seorang anggota departemen kepatuhan JPMorgan mengakui dalam email internal setelah penghapusan terungkap bahwa “dokumen yang hilang dapat berhubungan dengan potensi investigasi di masa depan, masalah hukum.
dan pertanyaan peraturan,” kata perintah itu.