Setidaknya tiga presiden. Seorang wakil presiden, seorang sekretaris negara, seorang jaksa agung. Kesalahan penanganan dokumen rahasia bukanlah masalah yang unik bagi Presiden Joe Biden dan mantan Presiden Donald Trump.

Masalah catatan rahasia dan siapa, tepatnya, yang menyimpannya menjadi lebih rumit pada hari Selasa ketika muncul berita bahwa mantan Wakil Presiden Mike Pence juga memiliki catatan seperti itu setelah dia meninggalkan jabatannya. Seperti Biden, Pence dengan rela menyerahkan mereka kepada pihak berwenang setelah mereka ditemukan selama penggeledahan yang dia minta, menurut pengacara dan pembantunya.

Pengungkapan tersebut telah mendorong masalah penanganan dokumen yang tepat — proses Washington yang tidak penting — ke tengah wacana politik dan mengungkapkan kebenaran yang tidak menyenangkan: Kebijakan yang dimaksudkan untuk mengontrol penanganan rahasia negara ditegakkan secara sembarangan di antara pejabat tinggi dan mengandalkan hampir sepenuhnya pada itikad baik.

Ini telah menjadi masalah terus menerus selama beberapa dekade, dari presiden hingga anggota Kabinet dan staf di berbagai pemerintahan yang membentang sejauh Jimmy Carter. Masalah ini menjadi semakin penting sejak Trump dengan sengaja menyimpan materi rahasia di tanah miliknya di Florida, mendorong FBI menyita ribuan halaman catatan tahun lalu.

Ternyata mantan pejabat dari semua tingkat pemerintahan mengetahui bahwa mereka memiliki materi rahasia dan menyerahkannya kepada pihak berwenang setidaknya beberapa kali dalam setahun, menurut seseorang yang mengetahui masalah tersebut yang berbicara dengan syarat anonim karena sifat sensitif dari dokumen rahasia.

Pejabat saat ini dan mantan yang terlibat dalam penanganan informasi rahasia mengatakan bahwa meskipun ada kebijakan yang jelas tentang bagaimana informasi tersebut harus ditinjau dan disimpan, kebijakan tersebut terkadang dikesampingkan di tingkat tertinggi. Tim pejabat keamanan nasional, sekretaris, dan pembantu militer yang berbagi tanggung jawab untuk memberi informasi kepada eksekutif tingkat atas — dan eksekutif itu sendiri — dapat membengkokkan aturan demi kenyamanan, kemanfaatan, atau terkadang karena kecerobohan.

Ini kontras dengan prosedur yang lebih kaku diikuti di seluruh komunitas intelijen yang lebih luas, di mana kesalahan penanganan informasi dapat menjadi dasar penghentian, pencabutan izin keamanan atau bahkan penuntutan.

“Para eksekutif bolak-balik ke rumah mereka dengan dokumen dan membacanya. Mereka membacanya di malam hari, mereka membawanya kembali,” kata Senator Tim Kaine, D-Va. Dia membandingkan pola pejabat tinggi dengan senator, yang diharuskan menyimpan materi rahasia di ruang aman di Capitol.

“Saya bisa melihat bagaimana ini terjadi,” tambahnya. “Tetapi sekali lagi, setiap situasi berbeda. Mereka semua sangat serius. Jadi, berapa banyak? Seberapa serius? Bagaimana Anda mendapatkannya? Siapa yang memiliki akses ke mereka? Apakah Anda bersikap kooperatif? Dan pertanyaan yang sama harus dijawab sehubungan dengan Pence dan dengan Presiden Biden dan Presiden Trump.”

Adapun peradilan, undang-undang federal yang terpisah, Undang-Undang Prosedur Informasi Baris, mengatur penanganan materi yang dibawa ke hadapan hakim dalam tuntutan pidana dan tuntutan hukum perdata. Undang-undang lain berkaitan dengan penyelidikan intelijen asing yang diajukan ke pengadilan khusus yang beroperasi secara rahasia. Kedua undang-undang tersebut dimaksudkan untuk menjaga terhadap pengungkapan informasi rahasia.

Sementara Trump bermaksud untuk menyimpan dokumen – dia berpendapat, dengan mengabaikan Undang-Undang Catatan Presiden, bahwa itu adalah milik pribadinya – dia bukanlah presiden pertama yang salah menangani informasi rahasia.

Mantan Presiden Jimmy Carter menemukan materi rahasia di rumahnya di Plains, Georgia, setidaknya pada satu kesempatan dan mengembalikannya ke Arsip Nasional, menurut orang yang sama yang berbicara tentang dokumen yang sering salah ditangani. Orang tersebut tidak memberikan perincian tentang waktu penemuan.

Seorang pembantu Carter Center tidak memberikan perincian ketika ditanya tentang kisah Carter yang menemukan dokumen di rumahnya setelah meninggalkan kantornya pada tahun 1981. Perlu dicatat bahwa Carter menandatangani Undang-Undang Catatan Presiden pada tahun 1978 tetapi itu tidak berlaku untuk catatan pemerintahannya, mengambil efek bertahun-tahun kemudian ketika Ronald Reagan dilantik. Sebelum Reagan, catatan kepresidenan umumnya dianggap sebagai milik pribadi presiden secara individual. Meskipun demikian, Carter mengundang pengarsip federal untuk membantu Gedung Putihnya dalam mengatur catatannya sebagai persiapan untuk penyimpanan akhirnya di perpustakaan kepresidenannya di Georgia.

Arsip Nasional menolak berkomentar ketika diminta memberikan daftar berapa kali dokumen rahasia diserahkan ke badan tersebut oleh mantan pejabat.

Sementara itu, mantan pejabat senior AS lainnya bersikeras bahwa mereka selalu menangani materi rahasia dengan tepat. Seorang juru bicara mantan Wakil Presiden Dick Cheney mengatakan dia tidak meninggalkan kantor dengan materi rahasia dan tidak ada yang ditemukan sejak saat itu. Freddy Ford, juru bicara mantan Presiden George W. Bush, mengatakan kepada The Associated Press bahwa “semua catatan kepresidenan – yang dirahasiakan dan tidak dirahasiakan – diserahkan kepada NARA setelah meninggalkan Gedung Putih,” mengacu pada Administrasi Arsip dan Pencatatan Nasional.

Seorang juru bicara Presiden Barack Obama tidak berkomentar tetapi menunjuk pada pernyataan tahun 2022 dari Arsip Nasional bahwa badan tersebut mengambil kendali atas semua catatan Obama setelah dia meninggalkan kantor dan “tidak mengetahui adanya kotak yang hilang dari catatan Presiden dari pemerintahan Obama. .” Kantor mantan Presiden Bill Clinton mengatakan, “Semua materi rahasia Presiden Clinton diserahkan dengan benar ke NARA sesuai dengan Undang-Undang Catatan Presiden.”

Hari-hari penutupan kepresidenan mana pun kacau, karena para pembantu memilah-milah materi yang dikumpulkan bos mereka selama bertahun-tahun untuk menentukan apa yang harus diserahkan ke arsip dan apa yang dapat disimpan. Tim individu yang berbeda bertanggung jawab untuk membersihkan kantor yang berbeda dan mempertahankan standar yang konsisten terbukti menantang, kata para pejabat.

Dalam kasus Pence, bahan yang ditemukan di dalam kotak sebagian besar berasal dari kediaman resminya di Observatorium Angkatan Laut, di mana pengepakan ditangani oleh pembantu militer daripada staf pengacara. Bahan lain berasal dari laci kantor Sayap Barat, menurut seorang pembantu Pence yang berbicara tanpa menyebut nama karena sifat sensitif dari penemuan tersebut. Kotak-kotak itu ditutup dengan selotip dan diyakini tidak dibuka sejak dikemas, kata orang itu.

Ada juga tuduhan kesalahan penanganan dokumen saat pejabat masih bekerja. Mantan Jaksa Agung Alberto Gonzales membawa pulang dokumen yang sangat sensitif yang berhubungan dengan program pengawasan teroris Badan Keamanan Nasional dan program interogasi tahanan teroris di akhir tahun 2000-an. Hillary Clinton diselidiki karena salah menangani informasi rahasia melalui server email pribadi yang dia gunakan sebagai menteri luar negeri.

Tapi jarang pejabat dihukum karena kesalahan ini. Itu sebagian besar karena, sementara undang-undang federal tidak mengizinkan siapa pun untuk menyimpan dokumen rahasia di lokasi yang tidak sah, itu hanya kejahatan yang dapat dituntut ketika seseorang diketahui telah “dengan sengaja” memindahkan dokumen dari tempat yang semestinya.

Dokumen yang salah penanganan sering dikembalikan dengan sedikit kemeriahan atau liputan berita nasional. Dan tidak ada satu alasan mengapa arsip salah ditangani, karena proses pengelolaan arsip kepresidenan terjadi di tengah kekacauan di akhir masa jabatan presiden dan sebagian besar didasarkan pada kesepakatan itikad baik antara arsip dan administrasi yang akan keluar.

“Arsip Nasional secara historis bekerja di bawah sistem kehormatan dengan administrasi mana pun,” kata Tim Naftali, direktur pertama Perpustakaan dan Museum Kepresidenan Richard Nixon. “Mereka bekerja untuk presiden dan wakil presiden dan mereka memiliki kemitraan dengan semua mantan presiden dan wakil presiden ini.”

Kantor penasihat Gedung Putih menolak berkomentar pada hari Selasa tentang apakah Biden akan memerintahkan peninjauan tentang bagaimana dokumen rahasia ditangani di seluruh pemerintahan sebagai tanggapan atas penemuan terbaru.

Kekuasaan untuk mengubah atau mengubah cara penanganan dokumen rahasia sebagian besar berada di tangan presiden. Biden, yang secara aktif sedang diselidiki, kemungkinan besar tidak akan melakukan peninjauan atau memerintahkan perubahan prosedur apa pun karena hal itu dapat dilihat sebagai langkah politik yang dimaksudkan untuk memperbaiki keadaannya sendiri.